AI時代 企業的資訊管理思維｜林小珍
發佈時間：11:51 2025-05-27 HKT
申訴專員公署近期更新網站，只是保留2023年至今的新聞稿、年報和申訴報告，引發社會討論。無獨有偶，同樣近期更新網站，只是保留最近3年新聞稿的，還有同屬公營機構的數碼港。這或許是一個好機會，讓本港的企業和公營機構，重新思考一下他們的檔案和資訊管理政策，如何配合新科技的發展和社會的期望。
資料不只市民查閱 亦供AI爬文
申訴專員陳積志回應傳媒查詢時表示，同事告訴他資料太多會拖慢網站速度。這個說法確實令市民有點摸不著頭腦。以申訴專員公署的機構規模，網站資料的數量對目前雲端儲存科技來說，應該說是微不足道。如果真是有困難，可以向政府數字政策辦公室求助，而騰訊、Google和AWS等科技企業亦有許多方案可以替公署解決網站效能問題。
陳積志的另一個論點是，太多舊資料不利市民搜尋最新資訊，筆者覺得這個想法有點落伍。網站團隊固然要設計好用戶介面（User Interface），方便市民閱覽，但說實話，今時今日有多少人是透過首頁查找資料呢？早在10多年前，商界已經知道，許多用戶是透過搜尋器接通網站內容，否則也不會大灑金錢於網站的搜尋器優化（SEO）。
時至今日，網站資料不單是要讓搜尋器讀到，更要讓AI閱讀，即是所謂AI「爬文」，Google亦都確認了搜尋AI化的趨勢。以數碼港為例，在舊版網站，雖然一向都只提供最近3年新聞稿的連結，但過往檔案保留在伺服器上，市民用搜尋器或AI工具仍然可以找到。AI在網上爬到甚麼內容，會直接影響ChatGPT、DeepSeek、Copilot等Gen AI工具，生成出甚麼答案，資料保留在網上，就可以涵蓋在AI所生成的答案當中，令用戶有更全面和準確的認知。作為香港人工智能產業推手的數碼港行政總裁鄭松岩相信深諳此道。筆者相信相關機構有能力從善如流，其他機構在網站改版時亦可以多加留意。
「披露易」開放資訊可推動FinTech
香港也不乏檔案管理做得好的機構，當中港交所絕對值得一讚。筆者由入行至今，都是靠港交所的「披露易」網站，查閱上市公司的年報和通告。網站管理本港超過2,600間上市公司，長達25年的業績、通告、年報和其他文件，供投資者隨時查閱， 鮮有出現問題，相信歷年來也花了不少資源和心思提升系統。
隨着人工智能懂得爬文，更加凸顯這些檔案於網上隨時瀏覽的重要性。金融數據已經不再局限於股價和主要財務數字，透過分析上市公司的文本，人工智能既可精煉出更多有用的細節數據，亦可透過文字理解行業變化，從而開發出更多AI投資分析工具和其他金融科技應用。
當然，也不是說港交所沒有改進的空間，例如目前上市規則只是要求上市公司在公司網站上，提供至少5年的文件，但以現今科技，要求上市公司於網站保存更長年期的檔案，成本也是相當低廉。港交所也許是時候檢討一下有關安排。
老牌企業歷史檔案具完善制度
香港也有一些老牌企業，例如滙豐、置地、太古和宏利，都設有企業歷史檔案部門，對於管理資料和檔案有一套完善的制度。筆者早兩年就參觀過一個關於中環怡和大廈50年歷史的展覽，就是全靠置地公司的企業歷史檔案部，妥善保存有關資料，才能夠將珍貴的企業文化和歷史資料呈現於公眾面前。當然，企業歷史檔案部門由過去主要處理大量的實體文件，到進入數碼化年代，也要作出不少改變和提升，但這種對檔案和資料管理的重視，絕對值得更多本港企業仿效。
林小珍
