企管达人——家庭友善弹性工作 微软香港科技管理维持高效
企管达人本报记者
2019-10-11 04:19 HKT
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开会时不断收发电邮，看似工作充实，却会不自觉堕入盲忙圈套。「聪明胜于拼命」，则是现今不同上班一族管理时间的大学问。主打家庭友善的微软香港，容许员工弹性选择上班时间，除了信任外，还有自家生产力分析工具，整合团队工作规律，律己律人，达至高效工作。虽然以科技协助管理，但员工感受同样重要，所以在新任微软香港市场策划及营运部总监许珮雯眼中，企业管理有「信」更要有「心」，才能让员工全情投入。
下午走进微软香港偌大的办公室，却发现不多员工坐在座位上。细问之下，原来不少员工可以自主选择上班时间和模式，送孩子上学后在家中、咖啡厅内完成工作，实现「一机在手走天涯」。弹性工作固然是许多打工仔梦想，但同时也是管理层管理工作效率的一道难题。团队有数百人的微软香港，便是善用自家软件，以科技协助管理。
互信为先上下一心
「让员工自主工作模式，才能让他们全心投入事业，所以我们容许员工在任何时间及地点工作。」许珮雯指，公司不奉行金睛火眼的微型管理，企业互信先行，才能上下一心。
但放手非放任，如是者，便要利用软件加数据分析。在个人层面，微软Office365早几年推出的生产力分析工具MyAnalytics，只要员工打开电脑工作，系统便会收集数据，并将过去一周工作整合成回顾报告，让员工知悉自己的工作规律，从而调整工作模式，增加效率。为保密起见，报告只会供个人参考。
担任新职位前，主管微软人力资源的许珮雯，则视MyAnalytics为提升效率的良伴，检视工作时间分布、紧密合作伙伴的合作比例。程式当中一项，便是检视自己在开会时用了多少时间写电邮，从而提醒自己善用时间，「比例高的时候，便会为自己响起警号，究竟自己开会时专不专心？或者根本去了一些毋须出席的会议？」
要知道整体团队是否有效工作，让员工手动填写问卷、自我评价的方式已经过时。在企业层面，许珮雯称，会以Workplace Analytics整合部门员工时间分配数据，加上Power BI将数据化为可视图表，来协助团队改善工作效率，「我绝不希望销售团队将时间浪费在不断填表格上。用数据整合，便可以看到部门工作时间是用来见客、还是处理文书工作居多，从而针对式加强培训。」
大数据固然有助掌握员工工作规律，但许珮雯称，平衡员工私隐也相当重要，「如果团队少于五个人，他们的资料便不会显示在总数据之上，因为我们不想任何人从数据中，揣测这些工作数据的主人。」
科技虽然是管理良伴，但管理始终是一门以人驭人的艺术。微软香港在前年不仅将有薪产假及侍产假，由十星期及三日，分别大幅提高至二十星期及六星期，也推出四星期的有薪家庭照顾假，让员工在紧急时索取，以照顾患病家人及近亲。除福利优厚之外，许珮雯相信要达至成功管理，还需要有同理心理解同事难处，才能成功带领团队。
根据世界经济论坛统计，全球超过一半女性依然认为科技行业是男性主导。但在微软香港，女性整体员工占逾百分之四十，更主导半数领导层职位，除了许珮雯外，微软香港及澳门区总经理及财务总监之位，均由女性担大旗。要达至团队多元，她相信首先便是要打破性别定型，主张有能者居之，「只要有进步空间及视野，认同公司理念，不分男女亦能做得出色。」
能者居之无分男女
作为管理层，许珮雯又如何与员工有效沟通，做到下情上达呢？她以微软理念「让全球所有人及组织成就不凡」（to empower every person and every organization on the planet to achieve more）为例，指企业同样需要成就及尊重员工，才能百花齐放。所以沟通上，她指切忌从上而下、一言堂式交代命令，而是彼此平等以理服人，「同样公司向上发展，不会只归功于管理层，而是确保每一个同事能发挥所长。」
人工智能助企业发展
微软香港期望，建基于发展愈趋成熟的云端服务上，进一步以人工智能协助企业稳步发展。
微软香港市场策划及营运部总监许珮雯指出，随着过去几年云端平台Azure发展成熟，微软香港除了会进一步协助企业将数据放上云端、做好遗失资料的灾后恢复备份工作外，未来也会在此基础上，利用人工智能，协助精简企业工作流程。
许珮雯以微软香港协助客户设定电话客服中心为例，现时顾客对客服有不满意时，通常会由中心作事后跟进，但顾客往往会忘记当中细节，「所以有人工智能协助，便能将当时对话、内容、语气转化成文字及数据，作为日后公司内部培训或评价参考。」
企管达人 本报记者
■微软近年积极拓展AI应用在不同层面，图为微软与其他公司合作推出的AI健康检测应用程式。 
■员工打开电脑工作，MyAnalytics便会收集数据，并将过去一周工作整合成回顾报告。网上图片 
■微软容许员工自主选择上班时间和模式，在家中或咖啡厅内完成工作。资料图片
下午走进微软香港偌大的办公室，却发现不多员工坐在座位上。细问之下，原来不少员工可以自主选择上班时间和模式，送孩子上学后在家中、咖啡厅内完成工作，实现「一机在手走天涯」。弹性工作固然是许多打工仔梦想，但同时也是管理层管理工作效率的一道难题。团队有数百人的微软香港，便是善用自家软件，以科技协助管理。
互信为先上下一心
「让员工自主工作模式，才能让他们全心投入事业，所以我们容许员工在任何时间及地点工作。」许珮雯指，公司不奉行金睛火眼的微型管理，企业互信先行，才能上下一心。
但放手非放任，如是者，便要利用软件加数据分析。在个人层面，微软Office365早几年推出的生产力分析工具MyAnalytics，只要员工打开电脑工作，系统便会收集数据，并将过去一周工作整合成回顾报告，让员工知悉自己的工作规律，从而调整工作模式，增加效率。为保密起见，报告只会供个人参考。
担任新职位前，主管微软人力资源的许珮雯，则视MyAnalytics为提升效率的良伴，检视工作时间分布、紧密合作伙伴的合作比例。程式当中一项，便是检视自己在开会时用了多少时间写电邮，从而提醒自己善用时间，「比例高的时候，便会为自己响起警号，究竟自己开会时专不专心？或者根本去了一些毋须出席的会议？」
要知道整体团队是否有效工作，让员工手动填写问卷、自我评价的方式已经过时。在企业层面，许珮雯称，会以Workplace Analytics整合部门员工时间分配数据，加上Power BI将数据化为可视图表，来协助团队改善工作效率，「我绝不希望销售团队将时间浪费在不断填表格上。用数据整合，便可以看到部门工作时间是用来见客、还是处理文书工作居多，从而针对式加强培训。」
大数据固然有助掌握员工工作规律，但许珮雯称，平衡员工私隐也相当重要，「如果团队少于五个人，他们的资料便不会显示在总数据之上，因为我们不想任何人从数据中，揣测这些工作数据的主人。」
科技虽然是管理良伴，但管理始终是一门以人驭人的艺术。微软香港在前年不仅将有薪产假及侍产假，由十星期及三日，分别大幅提高至二十星期及六星期，也推出四星期的有薪家庭照顾假，让员工在紧急时索取，以照顾患病家人及近亲。除福利优厚之外，许珮雯相信要达至成功管理，还需要有同理心理解同事难处，才能成功带领团队。
根据世界经济论坛统计，全球超过一半女性依然认为科技行业是男性主导。但在微软香港，女性整体员工占逾百分之四十，更主导半数领导层职位，除了许珮雯外，微软香港及澳门区总经理及财务总监之位，均由女性担大旗。要达至团队多元，她相信首先便是要打破性别定型，主张有能者居之，「只要有进步空间及视野，认同公司理念，不分男女亦能做得出色。」
能者居之无分男女
作为管理层，许珮雯又如何与员工有效沟通，做到下情上达呢？她以微软理念「让全球所有人及组织成就不凡」（to empower every person and every organization on the planet to achieve more）为例，指企业同样需要成就及尊重员工，才能百花齐放。所以沟通上，她指切忌从上而下、一言堂式交代命令，而是彼此平等以理服人，「同样公司向上发展，不会只归功于管理层，而是确保每一个同事能发挥所长。」
人工智能助企业发展
微软香港期望，建基于发展愈趋成熟的云端服务上，进一步以人工智能协助企业稳步发展。
微软香港市场策划及营运部总监许珮雯指出，随着过去几年云端平台Azure发展成熟，微软香港除了会进一步协助企业将数据放上云端、做好遗失资料的灾后恢复备份工作外，未来也会在此基础上，利用人工智能，协助精简企业工作流程。
许珮雯以微软香港协助客户设定电话客服中心为例，现时顾客对客服有不满意时，通常会由中心作事后跟进，但顾客往往会忘记当中细节，「所以有人工智能协助，便能将当时对话、内容、语气转化成文字及数据，作为日后公司内部培训或评价参考。」
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