AI时代 企业的资讯管理思维｜林小珍
发布时间：11:51 2025-05-27 HKT
申诉专员公署近期更新网站，只是保留2023年至今的新闻稿、年报和申诉报告，引发社会讨论。无独有偶，同样近期更新网站，只是保留最近3年新闻稿的，还有同属公营机构的数码港。这或许是一个好机会，让本港的企业和公营机构，重新思考一下他们的档案和资讯管理政策，如何配合新科技的发展和社会的期望。
资料不只市民查阅 亦供AI爬文
申诉专员陈积志回应传媒查询时表示，同事告诉他资料太多会拖慢网站速度。这个说法确实令市民有点摸不著头脑。以申诉专员公署的机构规模，网站资料的数量对目前云端储存科技来说，应该说是微不足道。如果真是有困难，可以向政府数字政策办公室求助，而腾讯、Google和AWS等科技企业亦有许多方案可以替公署解决网站效能问题。
陈积志的另一个论点是，太多旧资料不利市民搜寻最新资讯，笔者觉得这个想法有点落伍。网站团队固然要设计好用户介面（User Interface），方便市民阅览，但说实话，今时今日有多少人是透过首页查找资料呢？早在10多年前，商界已经知道，许多用户是透过搜寻器接通网站内容，否则也不会大洒金钱于网站的搜寻器优化（SEO）。
时至今日，网站资料不单是要让搜寻器读到，更要让AI阅读，即是所谓AI「爬文」，Google亦都确认了搜寻AI化的趋势。以数码港为例，在旧版网站，虽然一向都只提供最近3年新闻稿的连结，但过往档案保留在伺服器上，市民用搜寻器或AI工具仍然可以找到。AI在网上爬到甚么内容，会直接影响ChatGPT、DeepSeek、Copilot等Gen AI工具，生成出甚么答案，资料保留在网上，就可以涵盖在AI所生成的答案当中，令用户有更全面和准确的认知。作为香港人工智能产业推手的数码港行政总裁郑松岩相信深谙此道。笔者相信相关机构有能力从善如流，其他机构在网站改版时亦可以多加留意。
「披露易」开放资讯可推动FinTech
香港也不乏档案管理做得好的机构，当中港交所绝对值得一赞。笔者由入行至今，都是靠港交所的「披露易」网站，查阅上市公司的年报和通告。网站管理本港超过2,600间上市公司，长达25年的业绩、通告、年报和其他文件，供投资者随时查阅， 鲜有出现问题，相信历年来也花了不少资源和心思提升系统。
随着人工智能懂得爬文，更加凸显这些档案于网上随时浏览的重要性。金融数据已经不再局限于股价和主要财务数字，透过分析上市公司的文本，人工智能既可精炼出更多有用的细节数据，亦可透过文字理解行业变化，从而开发出更多AI投资分析工具和其他金融科技应用。
当然，也不是说港交所没有改进的空间，例如目前上市规则只是要求上市公司在公司网站上，提供至少5年的文件，但以现今科技，要求上市公司于网站保存更长年期的档案，成本也是相当低廉。港交所也许是时候检讨一下有关安排。
老牌企业历史档案具完善制度
香港也有一些老牌企业，例如汇丰、置地、太古和宏利，都设有企业历史档案部门，对于管理资料和档案有一套完善的制度。笔者早两年就参观过一个关于中环怡和大厦50年历史的展览，就是全靠置地公司的企业历史档案部，妥善保存有关资料，才能够将珍贵的企业文化和历史资料呈现于公众面前。当然，企业历史档案部门由过去主要处理大量的实体文件，到进入数码化年代，也要作出不少改变和提升，但这种对档案和资料管理的重视，绝对值得更多本港企业仿效。
林小珍
