投管俊「杰」｜在家工作如何保障个人资料 - 徐灿杰

投管俊「杰」

徐灿杰

2022-02-14 00:00 HKT

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生活专栏

內容

鉴于2019冠状病毒爆发，不少公司安排雇员在家工作（Work From Home）减少社交接触，从而减低雇员受感染的风险，例如美国公司亚马逊在职位条件允许下雇员可以每周两天在家工作，苹果公司为其某些职位提供远程工作选项，随著冠状病毒大流行的缓和，公司继续提供混合工作模式。但是公司及雇员在使用各种资讯科技方案遥距工作时，应留意潜在的资讯科技保安风险，包括个人资料保障。

根据不同公司经营范围，公司应评估有关安排对资料保安及雇员个人资料私隐构成的风险，从而制定合适的保障措施，包括启用个人资料保障政策及指引，公司应按照风险评估的结果，审视现有政策作出适当的修订，以及为雇员提供充足的指引，包括将资料及文件转移离开公司的处所及公司网络的安排，严密监控遥距接达公司网络及存取资料，以及删除及销毁非必要的资料。

电子装置管理也非常重要，公司如为在家工作的雇员提供智能电话和平板手提电脑，应采取措施确保储存于电子装置内的资料安全，电子装置应该安装适合的防恶意程式软件、防火墙及最新的保安修补程式，并且定期更新电子装置系统，确保储存于电子装置内、与工作有关的资料已进行加密处理。除了电子装置硬件，在家工作的雇员作为使用者应有足够培训及支援，相关的培训及支援可包括资料保安的方法如密码管理、资料加密以及安全地使用 Wi-Fi，以及对网络保安威胁及趋势的意识，例如网络钓鱼、恶意软件及电邮骗案。

即使公司没有安排雇员在家工作，冠状病毒大流行令许多公司使用视像会议软件，由于视像会议软件的私隐政策和保安措施各有不同，公司应按需要选用合适的软件，例如透过视像会议讨论机密事宜，应使用提供加密的视像会议软件，此外公司应更设定高强度密码，并且启用多重身份认证功能，为防止有人擅自撞入视像会议，每个会议需要设定独特的会议登入编号以及独特的密码，会议开始前使用等候室功能以核实与会者的身份，当所有与会者都加入会议后随即锁上。
注册合规师公会投融资部总召集人
徐灿杰