投管俊「杰」——举报政策与公关灾难（下）
徐灿杰
2021-08-09 04:17 HKT
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早前谈到本港上市公司推行举报政策（Whistleblowing policy）渐趋普及，但不少内部人士仍选择向传媒爆料，导致公关灾难频生。事实上，为改善企业管治水平，港交所（388）今年4月便提出一系列建议，希望提升《企业管治守则》及相关的《上市规则》条文，当中包括要求上市公司制订反贪污及举报政策，并列为「不遵守就解释」（Comply or explain）条文。
至于港交所亦「以身作则」，设立举报政策，鼓励任何持份者就港交所员工及董事的操守作出举报，具体行为如不遵守法律责任或监管规定、贿赂贪污、刑事罪行及违反民事法行为、审计欺诈行为、甚至对环境造成损害等，以达到并维持最高水平的透明、廉洁及问责制度。
事实上举报是一种有效的风险识别方式，很多公司的内部问题及相关风险，都是靠内部人士透过举报而发现。因此，除了既有的审计委会员（Audit committee）、薪酬委员会（Remuneration committee）及提名委员会（Nomination committee）外，很多上市公司都会设立风险管理委员会（Risk management committee），由专责的风险管理总监，处理来自公司内部（如员工、管理层）及外部（供应商、分判商、顾客）的不当行为举报。若某部门要采购一批货品，但负责处理招标的员工，主动向供应商索取利益以获得中标机会，无论是其他员工或供应商，均可以透过风险管理委员会下设的举报机制，向该公司作出举报。至于有些未设风险管理委员会的上市公司，一般则由审计委员会处理相关投诉。
要注意的是，想鼓励员工做「金手指」，保密工夫一定要足够，否则员工投诉后得罪有权力人士，可能遭受报复，所以许多举报政策会列明公司将慎重处理所有举报事宜。以新创建（659）举报政策为例，便列明会保密举报者身份及其举报事项，即使需根据法律及法规披露举报者身份，亦会采取所有合理步骤，确保举报者不会遭受伤害。其举报政策又指出，善意举报者应受公平对待，即使指控未能成立，公司亦会致力保护举报者，以免受到不公平解雇、伤害或不合理处分。此外，善意举报者毋须完全查证相关举报，即使最后未能证实举报事项，集团亦感激所有善意的举报。不过集团亦有表明，若举报者恶意提供错误报告，以涉及不可告人之动机或个人利益，则会保留追索权以弥补损失。
纸上谈兵容易，实际操作困难。如果上市公司愿意完善举报机制，确保投诉者的身份保密，定时向「爆料人」更新调查进度，以公平公正的方式处理，当信任增加，举报机制获得认可，自然能减少爆发「公关灾难」的机会。
注册合规师公会投融资部总召集人
徐灿杰
至于港交所亦「以身作则」，设立举报政策，鼓励任何持份者就港交所员工及董事的操守作出举报，具体行为如不遵守法律责任或监管规定、贿赂贪污、刑事罪行及违反民事法行为、审计欺诈行为、甚至对环境造成损害等，以达到并维持最高水平的透明、廉洁及问责制度。
事实上举报是一种有效的风险识别方式，很多公司的内部问题及相关风险，都是靠内部人士透过举报而发现。因此，除了既有的审计委会员（Audit committee）、薪酬委员会（Remuneration committee）及提名委员会（Nomination committee）外，很多上市公司都会设立风险管理委员会（Risk management committee），由专责的风险管理总监，处理来自公司内部（如员工、管理层）及外部（供应商、分判商、顾客）的不当行为举报。若某部门要采购一批货品，但负责处理招标的员工，主动向供应商索取利益以获得中标机会，无论是其他员工或供应商，均可以透过风险管理委员会下设的举报机制，向该公司作出举报。至于有些未设风险管理委员会的上市公司，一般则由审计委员会处理相关投诉。
要注意的是，想鼓励员工做「金手指」，保密工夫一定要足够，否则员工投诉后得罪有权力人士，可能遭受报复，所以许多举报政策会列明公司将慎重处理所有举报事宜。以新创建（659）举报政策为例，便列明会保密举报者身份及其举报事项，即使需根据法律及法规披露举报者身份，亦会采取所有合理步骤，确保举报者不会遭受伤害。其举报政策又指出，善意举报者应受公平对待，即使指控未能成立，公司亦会致力保护举报者，以免受到不公平解雇、伤害或不合理处分。此外，善意举报者毋须完全查证相关举报，即使最后未能证实举报事项，集团亦感激所有善意的举报。不过集团亦有表明，若举报者恶意提供错误报告，以涉及不可告人之动机或个人利益，则会保留追索权以弥补损失。
纸上谈兵容易，实际操作困难。如果上市公司愿意完善举报机制，确保投诉者的身份保密，定时向「爆料人」更新调查进度，以公平公正的方式处理，当信任增加，举报机制获得认可，自然能减少爆发「公关灾难」的机会。
注册合规师公会投融资部总召集人
徐灿杰
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