太量微观——邀请VIP常犯的错误
庄太量
2021-08-13 04:18 HKT
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年轻人刚进职场，免不了在公司举办活动时负责联络讲者和嘉宾。邀请嘉宾，尤其贵宾（VIP）时，须注意甚么事项呢？笔者和大家分享一点经验。
邀请VIP的第一步，是发邀请函，不论是信件或电子邮件，「职场新鲜人」要留意细节。请多于一名VIP时，切忌贪图方便，不要所有信件都以Dear Sir开首；若你要邀请庄太量教授作为讲座嘉宾，请写「庄教授」或Dear Prof. Chong。
另外，VIP日理万机，倘若请函只笼统提及活动何年何月何日举办，他们大多不会答应，因VIP不会一整天空闲！因此，举办方应明确指出活动时间，更理想做法是提供不同时段让VIP选择。当然，你要告知讲座详情，如目标观众，演讲语言，讲座时长，答问环节以及是否需要PPT等。如有需要，你应先行与VIP秘书或助理联系，讨论后续安排。
第二步是有条不紊地安排活动流程，让VIP留下良好印象。一般而言，公关公司在举办活动前会先彩排和Premeeting，但这样或招致贵宾不满——试问他们如何从繁忙日程中再抽宝贵时间来配合另一细节是VIP数目，愈多人莅临，活动固然愈成功，但出席人数不能超出主桌座位，否则会得罪未能坐在主桌者。如活动在偏远地方或工业大厦举行，须预留车位，避免车子无处可泊。此外，对一些未及细阅活动详情的大忙人，举办方或要安排专人一对一接待；当VIP是上了年纪或行动不便，举办方要确保他们从停车场到会场的路不太长和过窄（导致轮椅未能通过）。
致送纪念品是一门学问：奖状和证书切忌以沉甸甸的玻璃或亚加力胶制成，因这会对VIP造成不便。最后，活动完结后发信感谢莅临是基本尊重。
庄太量
邀请VIP的第一步，是发邀请函，不论是信件或电子邮件，「职场新鲜人」要留意细节。请多于一名VIP时，切忌贪图方便，不要所有信件都以Dear Sir开首；若你要邀请庄太量教授作为讲座嘉宾，请写「庄教授」或Dear Prof. Chong。
另外，VIP日理万机，倘若请函只笼统提及活动何年何月何日举办，他们大多不会答应，因VIP不会一整天空闲！因此，举办方应明确指出活动时间，更理想做法是提供不同时段让VIP选择。当然，你要告知讲座详情，如目标观众，演讲语言，讲座时长，答问环节以及是否需要PPT等。如有需要，你应先行与VIP秘书或助理联系，讨论后续安排。
第二步是有条不紊地安排活动流程，让VIP留下良好印象。一般而言，公关公司在举办活动前会先彩排和Premeeting，但这样或招致贵宾不满——试问他们如何从繁忙日程中再抽宝贵时间来配合另一细节是VIP数目，愈多人莅临，活动固然愈成功，但出席人数不能超出主桌座位，否则会得罪未能坐在主桌者。如活动在偏远地方或工业大厦举行，须预留车位，避免车子无处可泊。此外，对一些未及细阅活动详情的大忙人，举办方或要安排专人一对一接待；当VIP是上了年纪或行动不便，举办方要确保他们从停车场到会场的路不太长和过窄（导致轮椅未能通过）。
致送纪念品是一门学问：奖状和证书切忌以沉甸甸的玻璃或亚加力胶制成，因这会对VIP造成不便。最后，活动完结后发信感谢莅临是基本尊重。
庄太量
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