AI不只是聊天工具更是职场助手三步上手协助多场景工作｜谈沚晴

更新时间：08:00 2025-07-25 HKT
发布时间：08:00 2025-07-25 HKT

每日返工开会、写报告、回复电邮，时间总是不够用。你有否想过，AI不只是聊天工具，更可以成为你的「职场拍档」？

根据Microsoft发布的《2025年工作趋势指数报告》，86%的香港员工表示缺乏时间或精力完成工作。平均而言，员工每两分钟就会被会议、电邮或讯息打断一次。为应对这种「时间赤字」，Microsoft的Copilot Chat正好为上班族提供一个简单、安全且具实用功能的选择。

什么是Copilot Chat？你可能已经合资格使用

Copilot Chat是Microsoft为Microsoft 365商务用和企业用客户而设的AI工具。只要公司拥有如Microsoft 365商务基本版、企业版、Office 365 E1/E3/E5等授权，员工便能以工作帐户登入，直接使用此服务（详细的合资格条件可参考：管理Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft Learn）。

此工具支援香港地区和繁体中文，并以网路资料为基础，由最新大型语言模型（LLMs）驱动，支援文字对话、档案上传和图片生成等功能。

登入方式亦非常简单：只需前往https://m365copilot.com/，使用公司的Microsoft帐户（Entra ID）登入。当右上角出现绿色盾牌图标，即表示已成功登入Copilot Chat。

绿色盾牌代表企业资料保护（Enterprise Data Protection）。使用者与Copilot的对话内容、上传的档案和 AI 的回应均不会被储存或用于训练AI 模型。此设计确保个人及公司资料受到保护，让用户能安心使用Copilot Chat处理工作。

如何开始使用？三步即可上手

Copilot Chat的介面设计简洁，即使从未使用过 AI 工具的用户亦可轻松上手。若需要灵感与AI沟通，亦可参考介面上的建议指令或浏览指令库。

第一步：输入指令

在文字框中输入具体指令，例如：「请帮我写一封电邮邀请客户参加活动」。如需引用参考文件，可透过「上传档案」功能加入。

第二步：检查资讯来源

Copilot Chat 会在答案下方标示其参考的资料来源，方便用户审视并验证内容。

第三步：持续对话

用户可像与真人对话般追问问题，或要求调整回应。例如「写短一点」、「用表格整理」或「提供更多细节」等。

实际应用场景：AI如何协助日常工作？

Copilot Chat的应用范畴广泛，能协助处理多项日常工作任务，包括：

资料搜集与研究
总结文章或文件
撰写文件、电邮或报告草稿
基本数据分析与资料视觉化 (Data Visualization)
编写或修改基本代码
生成图片

举例而言，若需将一份长篇报告整理为简报大纲，只需上传文件并输入「请帮我整理成五页 PowerPoint 简报大纲」，Copilot Chat便会自动提炼重点并生成内容建议。

又例如，回复英文客户电邮时不确定语气是否恰当，可输入「请帮我用专业语气回复以下英文电邮」，并贴上内容，Copilot Chat即可协助草拟回复，节省时间之余亦提升专业形象。

多平台支援，灵活使用

Copilot Chat可于Microsoft Edge浏览器、Teams，以及Microsoft 365各项工具的手机App中使用。系统会根据最新网路资讯回应提示，但不会存取用户装置上的资料或组织内部资讯。

若于Edge侧栏使用Copilot Chat，系统可在获授权下读取目前网页内容以产生摘要，但不会读取其他浏览器资料，例如浏览记录。

使用限制与升级选项

如同其他AI工具，Copilot Chat每次对话及每日使用次数皆设有上限。当达到限制时，系统会在介面中提示。

若想使用更多功能，可以选择以计费方式创建AI Agent（参阅文章：AI代理崛起 5分钟打造个人小专家无需编程技巧｜谈沚晴），或加购Microsoft 365 Copilot。升级后不但提升次数和档案大小上限，亦可转为「工作模式」，与 Microsoft 365 中的商务资料无缝整合。云端资料无须再手动上传档案，可直接查询如电邮及Teams讯息等，大幅提升工作效率。

此外，用户可直接在Teams、Outlook、Word、Excel和PowerPoint等应用程式中使用Microsoft 365 Copilot，不仅能协助撰写文件，亦可即时编辑Excel表格、撰写公式、生成PowerPoint，甚至自动整理Teams会议内容。